Excel

¿Qué es excel?

Excel es un gestor de hojas de calculo o también llamada   hoja electrónica perteneciente  a la familia de ofimática, con muchas utilidades tales como:

• Elaborar planillas de pagos
• Elaborar estados de cuenta.
• Manejar el control de notas de una institución.
• Manejar inventario.
• Elaborar cálculos estadísticos.
• Facturas.

                                      EXCEL ESTÁ COMPUESTO POR:

LIBROS:Cada libro de excel está formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel, notarás unas pestañas con los nombres hoja1,hoja2,y  hoja3.

HOJAS.Estas contienen la cuadrícula en la que se trabajan datos y fórmulas.

FILAS:Se encuentran de forma horizontal y están identificadas por números. Desde 1 al1,048,576.

COLUMNAS:Se encuentran de forma vertical y están identificadas  por letras de la A a la XFD.

CELDA: Es la intercepción de una fila y una columna, identificandoce asi:A5,Z29,C14.´

Para iniciar una fórmula en excel debemos utilizar un signo <<=>> esto le indica a excel de que se trata de un dat numérico.

En excel existen cuatro tipos de operadores de cálculo:Aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.


                                            OPERADOR ARITMÉTICO.

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como la suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

OPERADORES DE COMPARACIÓN

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores el resultado es un valor lógico: Verdadero o Falso.

OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas con el fin de generar un solo elemento de texto.

OPERADORES DE REFERENCIA.

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS.

-En algunos casos, el orden en el que se ejecutamos el calculo puede afectar el valor devuelto de la fórmula. Por tanto es importante comprender cómo se determina el orden y como puede cambiar el orden para obtener mejores resultados deseados.

ORDEN DE CÁLCULO.

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las formulas de Excel siempre comienzan por un signo (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha según el orden específico de cada operador de la fórmula.

PRIORIDAD DE OPERADORES.

Si se combinan varios operadores en una sola fórmula. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla. Si una formula contiene  operadores de la misma prioridad ( por ejemplo si una fórmula contiene un operador de multiplicación  y otro divición), Excel evaluará los operadores de Izquierda a derecha.

USO DE PARÉNTESIS.

Para combinar el orden de evaluación, escribimos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar, por ejemplo la siguiente formula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La formula multiplicará  2 por 3 y a continuación: =5+2*3=11.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis ,Excel sumara 5 y 2 y  a continuación, multiplicará el resultado por 3 con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3.

COMO CAMBIARLE  EL TAMAÑO A UNA CELDA. 

Para poder cambiarle el tamaño a una celda debemos seleccionar  la ficha inicio, grupo celdas, comando formato y seleccionar el alto y ancho de la fila.

FORMATOS DE CELDAS.

Cuando se introduce un dato en excel este puede ser formateado con diferentes opciones.

El formato de celdas me permite trabajar  con los siguientes criterios.

¿COMO CAMBIARLE DE NOMBRE A LAS HOJAS DE EXCEL?

Podemos de una manera muy fácil cambiar el nombre a las hojas de excel de dos formas como las siguientes:

• Clic en la ficha archivo
• Clic al grupo celdas
• Comando formato
• Cambiar nombre de la hoja.

• Seleccionamos la hoja
• Clic derecho sobre ella
• Elegimos cambiar nombre

AUTOFORMAS

Una  autoforma es un objeto de dibujo que ya está diseñado y disponible en Excel,  hay muchas de estas Autoformas y se les puede combinar con dibujos aún mas complejos.

PASOS

1. Clic a la ficha Insertar
2. Clic a grupo Ilustraciones
3. Clic al comando formas
4. Luego elegimos la forma que necesitamos.
   

HIPERVÍNCULOS

Un hipervínculo es un recurso del que se disponen documentos electrónicos bien sea elementos electrónicos, bien sean hojas de cálculo, archivos de texto u otros, permitiendo enlazar dicho documento con otra parte del mismo o con otro documento, páginas web e incluso con una dirección de email o correo electrónico.

PASOS.

1. Elegimos el texto que llevará el hipervínculo
2. Clic en la ficha Insertar
3. En el grupo Vínculo damos clic al comando hipervínculo. 
   

FUNCIONES BÁSICAS EN EXCEL 

INTRODUCCIÓN DE FORMULAS

Las funciones de Excel son el medio por el cual podemos indicar a la herramienta lo que queremos hacer. 

SINTAXIS

= Suma (rango)

= Max   (rango)

= Min    (rango)

= Contar (rango)

= Contar Si(rango;criterios)

= Sumar Si (rango:Criterio)

Porcentaje

Ejemplo de como efectuar una suma:

Ejemplo de como sacar el máximo de una operación.

Y de esta misma manera efectuamos los otros rangos, como por ejemplo minimizar

FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL

Mover hojas de Excel. 

El mover hojas de excel permite agrupar diferentes formas las hojas y en diferentes libros de trabajo.

• Seleccionar la hoja mover
• Clic derecho sobre la hoja mover
• Clic en mover o copiar.

TIPOS DE ERROR 

Aparece cuando en una celda con formato número no cabe la cifra completa se corrige ampliando el ancho de la columna.

ANIDAMIENTO DE LA FUNCIÓN SI

El anidamiento de las funciones son muy útiles cuando son mas de dos criterios de evaluación.

Ejemplo del anidamiento.

En este caso queremos efectuar lo siguiente:

En un colegio hay cierta cantidad de alumnos y el maestro quiere saber quienes aprobaron y quienes reprobaron.

Aquí el ejemplo de la fórmula.

Teniendo ya la información que necesitaba ahora el maestro quiere saber cual fue el promedio si fue excelente regular o muy buena aquí los pasos:

Ejercicio.

Tenemos que si el alumno tiene un promedio mayor o igual que 9, su concepto será excelente, si el alumno tiene un promedio  mayor o igual a 8, su concepto será muy bueno, si el alumno tiene un promedio mayor o igual a 6, su concepto será, regular, si el alumno tiene un promedio menor o igual a 4, su concepto será regular, si el alumno tiene un promedio menor o igual a 2, su  concepto es que necesita mejorar. Esto es lo que le diremos a excel que nos realice esa prueba lógica.

VALIDACIÓN DE DATOS

Es una directriz que establecemos para indicarle al usuario el tipo de datos que se pueden introducir  el tipo de datos que se pueden introducir en una ceda en algunas ocasiones los usuarios introducimos inconscientemente datos incorrectos que se salen de un contexto de lo que realmente nos intereza analizar.

REGLA:Valor que se pueda introducir.

CUALQUIER VALOR:Permite todo. Configurado por defecto. 

NUMERO ENTER: Selecciona un operador de la lista desplegable y establece valores para describir el rango de número que se pueden introducir.

DÉCIMA: Permite números con separador decimal.

LISTA:Los elementos aparecen en una lista desplegable de cada celda de la hoja de calculo.

FECHA. Establece los valores para describir el rango de fechas que se pueden introducir.

HORA.Describe el rango de horas que se pueden introducir.

LONGITUD DE TEXTO: Establece valores para descubrir caracteres que se puedan introducir.

PERSONALIZADA:Un valor lógico ( verdadero falso) Introduce una fórmula que describa lo que constituya la entrada de datos para que sea verdadera o falsa.

PROCEDIMIENTO

1. Seleccionar la celda o el rango de las celdas donde se quiera añadir la regla.
2. En el grupo herramientas de datos, de la ficha datos haz un clic en el botón  de comando de validación de datos.
3. En la ficha  configuración, selecciona en la lista desplegable de la categoría que se quiera permitir.
4. Introduce los criterios para la regla.
5. Haz clic en mensaje de entrada y e mensaje de error.
6. Aceptar

Aquí les dejo un video para que vean como validar datos.

FUNCIÓN BUSCAR V

La función buscar como su nombre lo indica, permite hacer búsquedas de registros en una tabla o matriz de datos.

SINTAXIS

BUSCARV (Valor_buscado,matriz-buscar-en-indicador-columnas, [ordenado])

EJEMPLO.

ACTIVIDAD FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional  se utiliza para aplicar las características de formato a determinadas celdas de la hoja de calculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones así serán los resultados para aplicarles formatos.

TABLAS DINÁMICAS.

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a barios criterios de agrupación representando como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales filtrando datos, combinando la presentación  de los datos visualizando o no los datos origen etc. 

PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA.

1. Selecciono tabla
2. Ficha Insertar
3. Tabla dinámica

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja deExcel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Esto se agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos se divide en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. 

Seleccionamos los campos que queremos agregar al informe y luego ya tenemos la tabla dinámica sin necesidad de usar una formula. 

También les voy a dejar un video para que puedan seguir los pasos.